POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – HUAWEI TECHNOLOGIES
COLOMBIA S.A.S.
1. INTRODUCCIÓN
En HUAWEI TECHNOLOGIES COLOMBIA S.A.S. (“Huawei” o el “Responsable”) reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) describe los Datos Personales que son recolectados, la manera en que Huawei trata Datos Personales, cómo los Titulares pueden ponerse en contacto con Huawei y ejercer sus derechos, entre otros. En general, toda la información suministrada por los Titulares, o que de otra forma Huawei recolecte en el marco del giro ordinario de sus negocios, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales.
2. DEFINICIONES
Para la interpretación de la Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
- Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
- Dato(s) Personal(es): cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Datos Sensibles: todo aquel Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales en Colombia.
- Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por Huawei de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
- Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales del Titular.
- Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar y/o transmitir los datos de carácter personal.
- Titular(es): es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a Huawei.
- Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
- Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3. PRINCIPIOS
A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando Huawei realice el Tratamiento de Datos Personales se regirá por los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Huawei debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual Huawei debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Huawei en calidad de Responsable o Encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todo el Personal de Huawei y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de ésta, están obligadas a garantizar la reserva de la información.
- Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, Huawei implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley aplicable.
4. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Razón Social: HUAWEI TECHNOLOGIES COLOMBIA S.A.S.
NIT.: 830.140.321-0
Dirección física: Carrera 68A # 24B – 10, Torre 2, Piso 10, Bogotá D.C.
Dirección electrónica: notificaciones.colombia@huawei.com
Teléfono: 601 3768600.
5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
En virtud de la relación que se establezca entre Huawei y el Titular, informamos que la recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión, y en general cualquier forma de Tratamiento sobre los Datos Personales manejados se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.
Finalidades Generales para el Tratamiento de Datos Personales
Las finalidades generales de dichos tratamientos serán: a) El registro de la información de personal en los sistemas de Huawei, b) El pago de obligaciones contractuales y legales, c) Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones, d) El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, e) El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales, f) La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales, le corresponden a Huawei, g) Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por Huawei, h) Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual, comercial, laboral, civil y de cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Huawei, i) Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto, j) Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el Responsable, k) Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y Huawei o de la autorización dada por el Titular, l) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el debido cumplimiento del SAGRILAFT.
Finalidades Especiales para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes o Consumidores
Huawei utilizará los Datos Personales de los consumidores de sus productos de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación: i) Registrar y activar productos Huawei residenciales y personales adquiridos, ii) Registrar un ID de Huawei para que el cliente pueda disfrutar de una amplia gama de funciones y servicios móviles, iii) Enviar, activar o verificar los productos y servicios que el cliente ha solicitado o realizar cambios y brindar soporte técnico y servicios posventa para los productos y los servicios mencionados según sus requerimientos, iv) Enviar al cliente actualizaciones del sistema operativo o las aplicaciones y notificaciones de instalación, v) Proporcionarle contenido y experiencia de usuario personalizados, vi) Enviar al cliente información sobre productos y servicios en los que podría estar interesado, invitarlo a participar de actividades promocionales de Huawei y de encuestas de mercado o enviarle información de marketing, vii) Llevar a cabo auditorías internas, análisis de datos e investigaciones; analizar la eficacia de las operaciones comerciales y calcular las participaciones en el mercado, así como mejorar los productos y los servicios de Huawei, viii) Sincronizar, compartir y guardar datos que el cliente haya cargado o descargado, así como los datos necesarios para las operaciones de carga y descarga, ix) Mejorar nuestros programas de prevención de pérdidas y de lucha contra el fraude, x) Procesar los datos de conformidad con las leyes y reglamentaciones, tales como solicitudes de autoridades o asuntos regulatorios, xi) Otros fines comprendidos dentro de los servicios específicos o a los que el cliente haya prestado su consentimiento.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los Datos Personales tratados por Huawei tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Huawei o frente a los Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Huawei, cuando haya sido procedente obtener esa autorización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
- Ser informado por Huawei o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Huawei o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, y
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
7. ÁREA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES
El área encargada de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior de Huawei es el Oficial de Protección de Datos. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita a través del siguiente canal de contacto:
8. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Huawei dispone del siguiente canal o medio para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
A su vez, el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos como Titular es el siguiente:
Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas deben tener en cuenta que como Responsable del Tratamiento, Huawei suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por Huawei y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará tal circunstancia al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.
Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos de Huawei debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante Huawei o el Encargado del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección electrónica de notificación, acompañando los documentos que se quiera hacer valer; ii) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo; iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción del mismo e informará la situación al interesado; iv) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles contados desde la fecha de recepción del mismo se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite", y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo; v) El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Huawei informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (numeral 3, artículo 15, Ley 1581 de 2012). Una vez cumplidos tales términos, el Titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Para la radicación y atención de sus peticiones, quejas o reclamos (PQR’s) le solicitamos suministrar la siguiente información: i) Nombre completo y apellidos; ii) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); iii) Medios para recibir respuesta a su solicitud; iv) Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar a la solicitud respectiva, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, Huawei ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos por Huawei con el fin de garantizar la seguridad de la información. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en las Bases de Datos y los riesgos a los que están expuestos. Los Datos Personales que obtenga Huawei a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la Ley aplicable.
10. PERIODO DE VIGENCIA DE NUESTRAS BASES DE DATOS
Las bases de datos en las que se registren los datos personales recolectados por Huawei tendrán una vigencia igual al tiempo en el que subsistan las finalidades para las cuales fueron recolectados. Por ende, una vez se cumpla(n) y dejen de existir esa(s) finalidad(es) -y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información- sus datos personales serán eliminados de nuestras bases de datos.
11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
La presente Política entró en vigencia el día 3 de agosto de 2022.